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【よくあるお悩み】複数の拠点を構えているため、誰がどこに出勤しているか把握できない

2023年06月28日

お役立ち情報（タイムレコーダー）

こんにちは！
Focus U サポートチームです！

今回は、「複数の拠点を構えているため、誰がどこに出勤しているか把握できない」という
テーマでお悩みの解消方法をご案内いたします。

また、下記記事にて、そのほかのよくあるお悩みの解決方法をご案内しておりますので、
是非ご覧ください。

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複数拠点を構えている場合のお悩み

複数拠点を構えている場合のお悩みとして、誰がどこの拠点に出勤しているか
把握できないというお悩みがあります。

把握できない場合、「緊急で連絡を取りたい場合」や「拠点移動を急遽要する場合」
などに対応が遅れてしまう場合があります。

複数の拠点を管理する時点で管理者側は負担が大きいですが、
勤務状況の把握ができないことで更に負担が発生してしまいます。

勤怠状況を把握できることでのメリット

勤務状況を把握できるようになることで、上記のお悩みである
「緊急で連絡を取りたい場合」や「拠点移動を急遽要する必要がある場合」の対応の遅れ
を解消することができます。
更に、リアルタイムで勤務状況を把握できる場合、それぞれの拠点で
問題なく勤務開始ができているのかを確認することができるので、遠隔地にいても安心です。

また、勤怠管理者だけではなく、従業員側も勤務状況を把握することができると
より業務をスムーズにすることができます。

勤務状況を把握するためのツールとは？

勤務状況を把握することのメリットについては、
上記「勤務状況を把握できることでのメリット」でご案内した内容に加えて会社によっても
様々あるかと思います。

では、実際に従業員の勤務状況や勤務地を把握するにはどのような手段があるのでしょうか。

1.勤務地を含めたシフト表を作成する
シフト表を作成した場合、誰がどこの拠点に勤務する日なのか把握できます。
ですが、急遽勤務地の変更などがあった場合には把握しにくく、またリアルタイムで
勤務できているかを把握することは難しいです。

2.勤務開始時に打刻とは別に共有するチャットアプリなどを使用する
共有チャットで勤務開始時に報告する場合、勤務を開始できていることを把握できます。
また、報告の際に勤務地も併せて報告することで、誰がどこに出勤しているかも把握ができます。
ですが、出勤時に従業員側で毎回報告する必要があり、打刻時の手間は増えてしまいます。
また、報告を忘れてしまった場合、「勤務開始できていないのではないか」というトラブルも
発生してしまいます。

3.場所情報を取得できる打刻方法を使用する
場所情報を取得できる方法で打刻した場合、従業員側も打刻の際の作業を増やすことなく、
場所情報を取得することができます。
ですが、打刻方法を変えることとなるため、導入の際には少々ハードルが高く感じるかと思います。

いずれも導入するにあたって少々のハードルはあるものの、導入することで
業務が円滑に回ることを考えると、十分取り入れる価値はあるかと思います。

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場所情報を取得できる打刻方法

「勤務状況を把握するためのツールとは？」の3番で紹介した「場所情報を取得できる打刻方法」
についてご紹介します。

「Focus U タイムレコーダー」　ビーコン打刻

タイムレコーダー.png
今回は、場所情報を取得しながら打刻することができる「ビーコン打刻」という
「Focus U タイムレコーダー」の打刻方法をご案内します。

【ビーコン打刻とは】

自分のスマートフォンでビーコン端末の電波をキャッチし、
場所と入退室時間の情報を記録できる「anyplace」というサービスを使った打刻方式です。
「Focus U タイムレコーダー」には、
1日の最初と最後の入退室時間を打刻情報として連携することができます。
・ビーコン打刻

ビーコン打刻では、場所情報を取得しながら打刻することができるため、
複数拠点を構えている場合でも、誰がどこに出勤しているか確認することが可能です。

また、打刻の際に取得できる場所情報については、ビーコン打刻を利用している
全ての従業員がリアルタイムで確認できるため、従業員間の連携もスムーズにすることが可能です。

操作サポート

「Focus U タイムレコーダー」では、お電話もしくはメールにて操作のサポートを承っております。
打刻方法を変えるとなると、どうしてもハードルが高くなってしまうかと思いますので、
サポートをご活用いただき、導入時の負担やハードルを少しでも下げていただければ
と思います。
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今回は、「複数の拠点を構えているため、誰がどこに出勤しているか把握できない」
というテーマでお悩みと解消方法についてご案内させていただきました。
複数拠点でのそのほかのお悩みなどがありましたら、ぜひ一度ご相談いただければ
と思います。

最後までご覧いただきありがとうございました。
今後もお役立ち情報を発信してまいります。