【よくあるお悩み】今使用している給与計算ソフトで給与明細の電子化はできるのか？

こんにちは。Focus U サポートチームです！

昨今の物価高騰によって、「給与明細の電子化」が注目されています。
そんな給与明細の電子化ですが、
「自社で利用している給与計算ソフトは、電子化することができるのか？」といったお悩みの声をよくお聞きします。
今回は、なぜ物価高騰によって、給与明細の電子化が注目されているのか、
そして、電子化することのメリットや、電子化を始めるにあたって
用意する必要のある環境などをテーマにご案内いたします。

また、下記記事にて、そのほかのよくあるお悩みの解決方法をご案内しておりますので、
是非ご覧ください。

【よくあるお悩み】残業代や手当の計算が複雑なため、紙の明細書配付後に誤りがあると指摘を受けることがある

【よくあるお悩み】従業員が給与明細を無くしてしまい、再発行の処理が業務負担になってしまう。

【よくあるお悩み】従業員全員から同意を得ないと給与明細の電子化はできないのか？

物価高騰による給与明細配付への影響

昨今の物価高騰によって、日常生活や会社運営においても様々な影響が発生しています。
毎月発行する給与明細では、下記のような物品が高騰の影響を受けています。

給与明細書の用紙

明細書を封入するための封筒

明細書を送付するための郵送費用

上記が、毎月必要な費用となるため、物価高騰は大きな影響があります。

給与明細を電子化するメリット

給与明細を電子化することによって、上記の物価高騰の影響を受けずに、毎月の
給与明細を発行することができ、且つ毎月の給与明細書発行の業務負担を軽減できる
手段となるため、取り入れたいと考える方も多いかと思います。
ですが、「何を準備したらよいのか」なども分からない場合、なかなか導入に至らない
というケースもよく耳にします。

給与明細電子化のために必要なものは？

給与明細を電子化するために必要な環境は？

給与明細を電子化するために、給与担当者側と従業員側で共に整えておくべき環境があります。

給与明細を電子化する場合には、主に「Webブラウザなどで明細を閲覧する方法」と
「メールなどで明細を配付する方法」があり、それぞれ必要な環境を用意することが必須となります。

「Webブラウザなどで明細を閲覧する方法」では、
インターネット環境とPCやスマートフォンなどの端末が必要となります。

「メールなどで明細を配付する方法」では、
同様にインターネット環境、メールを受け取るためのPCやスマートフォンが必要となり、
加えて各従業員のメールアドレスの収集が必須となります。

※スマートフォンの場合には、上記いずれの方法もキャリア回線などで明細を受け取り
閲覧できることが一般的です。

給与担当者側で準備するべき環境やデータ

給与担当者側でも、上記の「給与明細電子化をするために必要な環境」と同じく、
インターネット環境が必要となります。
加えて、一般的には給与データ（CSVファイルや、テキストファイルなど）を
アップロードすることで給与明細の電子化を行うことができるサービスも多いため、
給与データの用意も必要となります。

自社で利用している給与計算ソフトは電子化に対応できるのか？

給与計算ソフトは、会社によって様々ですが、ご利用中のソフトで給与明細の電子化はできるのでしょうか。
昨今では、給与計算ソフトも多々あります。
また、給与計算ソフトなどは使用せずにエクセルなどで計算する会社もあります。
こういった場合には、汎用型の給与明細の電子化サービスを利用することで、電子化を
導入することが可能です。

汎用型の場合には、給与計算ソフトから出力した給与データや、エクセルの給与データを
指定の形に加工することで電子化が可能です。

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様々な給与計算ソフト・エクセルでも電子化可能な「Focus U 給与明細 for all」

上記でご紹介した通り、様々な給与計算ソフトにて電子化を導入する場合、
汎用型の給与明細の電子化サービスを利用する方法がございます。

「Focus U 給与明細 for all」では、給与データをCSVファイルとして出力できる
給与計算ソフトであれば、電子化することが可能です。
また、給与計算ソフトを使用していない場合でも、エクセルファイルをCSVファイル
に変換することが可能なため、同じく電子化することができます。

また、「Focus U 給与明細」では、従業員側の明細の閲覧方法として、
「Webブラウザで明細を閲覧する方法」を利用していただくため、メールアドレスの
収集も不要でご利用いただけます。

現在、給与明細の電子化をご検討の場合には、無料トライアルにて電子化した場合の
配付方法や操作について、導入前に確認することが可能ですので、是非ご検討ください。

今回は、「今使用している給与計算ソフトで給与明細の電子化はできるのか？」という
テーマで必要な環境などをご案内しました。
実際に電子化を検討されている場合には、お問い合わせフォームにて、
運用等のご相談も承っておりますので、お気軽にご連絡ください。

ご覧いただき、ありがとうございました！

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