【よくあるお悩み】従業員が給与明細を無くしてしまい、再発行の処理が業務負担になってしまう。

毎月配付が必要な給与明細ですが、紙の明細書で配付する際のお悩みとして、
従業員が給与明細書を紛失してしまい、再発行が必要となるケースがあります。

このような処理は日々の通常業務に加えてイレギュラーに発生するため、
タイミングなどによっては、大きな手間になってしまう場合があります。


給与明細の配付方法は様々ですが、方法によってそれぞれの懸念点が存在します。

≪直接給与明細を手渡しする場合≫
後からもらっていないという声が無いように
できれば対面で渡し、リスクを軽減したいところですが、
双方のスケジュールが合わないということも、少なくありません。

≪部署長などの責任者を経由して手渡しする場合≫
「いつ本人に渡しているのか」「確実に本人に渡せているか」などの確認を毎月行うのは非常に難しいです。
加えて、該当の責任者は本人へ渡すまでの間、給与明細を保管しておかなければいけません。

外出が多い職種の場合には、渡す機会は限られており、その間保管をするというのは、
リスクも大きくなります。
更に保管して数日経ってしまった場合、保管していることを忘れて、渡しそびれてしまうなどのミスも起こりえます。

≪複数拠点あり、各拠点分をまとめて発送し、現地で配付してもらう場合≫
支部長などの責任者へまとめて送る場合、上記と同様に、本人にいつ渡しているかなどの
確認が更に難しくなります。

≪各個人宛に発送する場合≫
複数個所へ発送する場合には、郵送費用も大きくなり、
且つテレワークなどで自宅へ送る場合には、他の郵便物と紛れてしまい、
給与明細が送られてきたこと自体に気づかないという事が考えられます。
気づかないまま廃棄してしまった場合には、再発行の作業として、「印刷」、「封入」、「郵送」と
多くの作業が発生してしまいます。

ですが、給与明細書は会社から配付するものであるため、
「発行は一度限りで、再発行はしません」とは言い難いかと思います。

このような処理や不安要素は可能であれば、避けたいものです。

そこで、このようなお悩みを解消する方法として、給与明細の電子化は一つの手段になります。

【給与明細を電子発行することで過去の明細の閲覧も可能に】
「Focus U 給与明細」では、最大過去3年間分の明細を従業員側で閲覧・PDF出力することが可能です。


そのため、必要に応じて従業員自身で過去の給与明細の確認や、印刷等が可能となり、
上記のような再発行処理の手間を削減することが可能です。

また、従業員側から給与明細の確認ができないという声が出た場合、
「Focus U 給与明細」では、管理者側から正しく発行できているか、
すぐに確認が可能ですので、トラブルの際も素早く対処していただくことができます。

再発行の処理以外にも、「毎月の給与明細の交付の作業時間削減」や「遠方への封入・郵送作業の削減」
「給与明細印刷から配付までの保管の手間」など、
様々な時間やコストがかかる業務を軽減できるサービスとなりますので、この機会に是非ご検討ください。

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