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【よくあるお悩み】残業代や手当の計算が複雑なため、紙の明細書配付後に誤りがあると指摘を受けることがある

2023年05月31日

毎月発行する給与明細において、基本給などの他に
月ごとに金額が異なる「残業代」や「各種手当」を支給するケースが多いのではないでしょうか。

そんな中でも、残業や手当の仕組みが複雑な場合に、計算を誤ってしまうという事は
よくある代表的なお悩みの一つでしょう。

【紙媒体の明細書の場合、更にお悩みは増えてしまう】
このようなお悩みの中でも、紙の給与明細で配付している場合、
以下の4つのようなお悩みが付随して発生してしまいます。

≪悩1.該当社員が外勤することが多く、訂正した明細書を渡すタイミングがなかなか無い≫
急ぎ再発行したものの、外勤やリモートワークなどで、直接会う機会がなく、
渡すタイミングを逃してしまい、スケジュールの確認などの手間も増えてしまうことがあります。

≪悩2.遠隔地勤務のため、訂正した明細書発行のためにプラスの送料が発生する≫
複数拠点ある会社の場合、明細書を各拠点に郵送するという手段をとる会社も多くあります。
そんな中、訂正が必要な場合には再度郵送が必要となるため、通常発生する郵送費に加えて
1名分の訂正した明細書を送るための費用が別途かかってしまいます。
また、時間差で誤りの指摘があった場合、一度郵送した後に、別の方の明細を郵送しなければ
ならないなど、タイミングによって作業数や費用も必要以上にかかってしまう場合があります。

≪悩3.訂正した内容が問題ないか、確認する手段がない≫
訂正した明細書を渡したものの、すぐに確認してもらうことができず、
内容に誤りが無いか確認することができないというのも、給与担当者からすると
安心することができず、不安をぬぐえない要素となってしまいます。

≪悩4.訂正したものを渡したが、更に誤りがあることが発覚し、更に再発行処理が必要となった≫
該当社員から、すぐに訂正したものを出してほしいと依頼があった際には、
急ぎ訂正作業と明細書の印刷が必要となってしまいます。そういった場合、更なるミスを
生んでしまう場合や、訂正箇所の見落としなどが発生することも考えられます。
また、紙の明細書を渡す場合には、印刷の手間や上記≪1≫、≪2≫で挙げたような
明細書を渡す機会がない・郵送が必要などの手間がさらに増えてしまいます。

このようないくつかのお悩みがありますが、根本である給与計算のミスなどについては、
細心の注意を払っていても完全に防ぐ事は難しいのが実情です。

よって、対策の一つとして、スムーズ且つ、「処理や費用の負担」を削減しながら
訂正や再発行の処理ができるようになると、給与担当者の負担軽減に加え、
社員側にも正しい内容の明細を素早く配付することができるようになります。

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【給与明細電子化でミス発生時の負担を軽減】

給与計算自体のミスを完全に無くすというのは、
「新たな制度の導入」や「勤務形態の変更・追加」などが発生する度に
ルールや計算方法が変わることがあるため、難しい課題ではあります。
ですが、給与明細の電子化を取り入れることで、ミス発生時の負担を減らし、
迅速に対処できる体制を整えるという解決方法もございます。

≪解1.電子明細は、従業員のタイミングで閲覧できるため、スムーズに配付可能≫
電子明細では、閲覧開始日を指定し、アップロードすることが可能です。
そのため、閲覧開始日以降には、社員側のタイミングで閲覧することができるため、
明細書を渡すタイミングを調整するなどの必要なく配付することができます。

≪解2.クラウド型の電子明細のため、場所に縛られず閲覧可能≫
クラウド型の電子明細では、インターネット環境のある場所であれば、
パソコンまたはスマートフォンにて、いつでもアクセスし、明細を閲覧することができます。
よって、複数拠点ある会社では、遠隔地への明細世の発送や、再発行時の追加発送などの
手間や経費を削減することが可能です。

≪解3.メッセージ機能で、誤りがないかリアクションを取ることも可能≫
電子明細化サービスの「Focus U 給与明細」では、明細書の配付に加えて、
メッセージ機能という機能を利用することができます。
こちらの機能では、一部社員や全社的にメッセージを送信することができるため、
訂正した明細を再度アップロードした際に、「内容に誤りが無いか」や「金額の変更箇所」
などを別途告知することが可能です。
また、メッセージを送る際にリアクション機能を活用することで、
社員から「確認」や「問題なし」などリアクションを取ることもできるため、
訂正した明細書に誤りが無いかなども、1つのサービス上で、確認することが可能です。

≪解4.明細を何度訂正し、再発行しても同じ金額で利用可能≫
電子明細化サービスの「Focus U 給与明細」では、ご利用人数に応じて月額利用料が
決まるため、明細内容に誤りがあり訂正する場合にも、追加料金なくご利用いただけます。

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【Focus U 給与明細で電子明細化を】
Focus U 給与明細では、上記の「【給与明細電子化でミス発生時の負担を軽減】」にて
ご紹介した様々なメリットを生むことが可能です。
また、最大2か月の無料トライアルもございますので、
実際の操作感や、作成される明細などを無料で確認していただくことが可能です。

また、操作自体もシンプルな仕様となりますので、是非この機会にご検討ください。