【お悩み】郵便料金の価格改定で、給与明細を郵送するコストがさらに増えてしまう

こんにちは！
Focus U サポートチームです。

今回は、2024年10月からの郵便料金の価格改定による、給与明細の郵送コストの増加について、
解消方法も交えてご案内いたします。

また、給与明細の配付に関して、様々な情報を発信しておりますので、
下記記事も合わせてご覧ください。

【よくあるお悩み】従業員全員から同意を得ないと給与明細の電子化はできないのか？
【よくあるお悩み】従業員が配付した給与明細をなくしてしまう。

郵便料金の改定

昨今様々なところで話題になっていますが、
郵便料金が、2024年10月1日（火）より変更となります。

定形郵便物（25gまで）は84円から110円など、料金の値上げとなります。
※その他郵便物や、料金については、郵便局のHPをご参照ください。

この郵便料金の改定で、郵送におけるコストの増加が懸念されています。

給与明細を郵送する際のコストも増加

郵便料金の改定は、毎月の給与明細の郵送にも影響を及ぼします。

複数の拠点がある会社や、在宅勤務をしている社員がいる会社の場合には、
各地へ給与明細の郵送が必要となりますが、その郵送費用が上がり、
月々のコストが上がってしまうため、悩まれている会社も多いかと思います。

また、郵送のコストとして単純な費用に加え、発送する際の手間や、時間も削減したい課題です。

郵送コストを抑えるには

郵送コストを抑える方法としては、大量発送による割引サービスを利用する方法や、
アウトソーシングサービスなどを利用し、郵便物を運ぶための人件費などを抑える方法がありますが、

今回は、コストを抑えるだけではなく、業務効率化も図ることができる給与明細の電子化についてご紹介します。

給与明細の電子化で郵送コストの悩みも解消

給与明細を電子化することで、紙の明細書の配付ではなく、システム上で電子配付することができるようになります。
よって、給与明細を毎月郵送すること自体が不要になるため、郵送コストをまるごと削減することができます！

さらに、郵送コストの削減だけでなく、様々なメリットがありますので、一部をご紹介します。

給与明細電子化のメリット

1.時間的コストを削減できる

給与明細を郵送する場合、明細書を持ち込む時間や、発送手続きの時間がかかってしまいます。

ですが、給与明細を電子化した場合には、紙の給与明細を発送するという
作業自体が発生しなくなるため、こうした時間的コストを削減することができます。

さらに、郵送以前の給与明細書の「印刷」や「封入」の作業が必要なくなるため、大きく時間的コストを削減できます。

2.配付間違いの心配がない

紙の給与明細を配付するにあたっては、「配付間違い」という心配がどうしても付きまとってしまいます。
さらに郵送する際に、万が一発送する明細書を誤ってしまった場合には、誤って発送した明細の廃棄や、再送など
さらなる手間が発生してしまいます。

ですが、給与明細を電子化した場合には、
物理的な紙の明細書の配付ではなく、システム上で配付する形となるため、
封入間違いや、発送間違いなどを心配する必要がなくなります。

3.郵送費用以外の消耗品のコストも心配不要

紙の給与明細書の配付では、専用用紙や封筒など様々な消耗品が必要となります。
昨今では、物価高騰の影響でこうした消耗品のコストも高騰傾向にあり、さらなるコストの増加が懸念されています。

ですが、給与明細を電子化した場合には、こうした消耗品が不要となるため、
物価高騰の影響が少なく、安定したコストで、運用することが可能です。

4.従業員が明細書を紛失してしまう心配がない

紙の給与明細書を配付する場合、様々な理由で従業員が紛失してしまうことがあり、
紛失してしまった場合には、再発行の処理が必要となってしまいます。
こうした場合には、再発行処理自体の業務が発生するうえ、用紙や郵送費用など
様々なコストが発生してしまいます。

しかし、給与明細を電子化した場合、給与明細を紙ではなく、電子配付することができます。
よって、給与明細の電子化サービスにアクセスすることで、何度でも給与明細を閲覧することができるため、
再発行の手間を削減することができます。

様々なメリットのある給与明細の電子化ですが、
「今までのやり方を変えるのは、どうしても不安・・・」　という方もいらっしゃるかと思います。

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「どんな仕様なのか理解したうえで、導入したい」という方など、
少しでもお悩みがございましたら、お気軽にお問い合わせください！

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