もっと使える「kintone」その4　-kintoneとGoogleスプレッドシートを連携しよう-　編

こんにちは。CI事業部サポートチームです。

kintoneをもっと便利に活用するための「もっと使えるkintone」ブログの第4弾です。
以前の第1弾ブログでは『kintone連携』のテーマで、販売管理ソフト「商魂」との連携について取り上げましたので、

今回同じく連携のテーマで、kintoneとGoogleスプレッドシート連携について書きたいと思います。

これまでの「もっと使える「kintone」」記事はこちらから

第1弾「もっと使える「kintone」その1　-販売管理「PCA商魂」と連携しよう-　編」

第2弾「もっと使える「kintone」その2　-複数のアプリのデータを１つのアプリにまとめて集計しよう-　編

第3弾「もっと使える「kintone」その3　-関連レコードのデータを一覧画面上に表示しよう-　編

手軽で便利なGoogleスプレッドシート

さて、Googleアプリの一つであるGoogleスプレッドシートですが、Excelのように多くの機能があります。
クラウド上にシートを作成し、社内はもちろん、社外関係者ともシートを共有することができる非常に便利なツールです。利用されている方も多いのではないでしょうか。

グラフ、関数、ピボットテーブルなどの集計・変換機能のほかに、配置、固定、表示形式、グループ化など表示関連の機能も多く備わっています。おまけにCSVインポート操作も簡単で、外部データ取り込み、シート追加の一連の操作も大きな迷いなく実行できます。

気付いたら膨大なファイルが...。そのファイル必要ですか？

このように便利なGoogleスプレッドシートは、社内の物品一覧、プロモーション計画表、営業案件表など、様々な用途でファイルをクラウド上に作成することができます。便利に使えるがゆえに、ついついバラバラと作成しすぎてしまって、「いつの間にか膨大な数のファイルが出来上がってしまった...」ということも十分あり得るでしょう。
中には、一度作ったまま二度と使われずに放置されてしまっているファイルもあるのでは・・・？

このように作成された膨大なファイルから、いざ目的のファイルを探し当てるのはなかなか一苦労です。運用当初からルールを決め、目的別にファイルを整理するようになっていれば防げる苦労かもしれませんが、現実にはファイルやフォルダが整然と管理されているケースは少ないと感じます。

ここで提案ですが、ファイル数をむやみに増やさないことについて考えてみるのはいかがでしょう。言うなれば、「作り掛けのこのファイル、本当に必要か？」の自問自答です。
同じ役割・内容のファイルが時系列で複数存在したり、中身のデータを更新する度にファイルを作成したり、その度に、二度と使われないファイルが量産されていませんか？　　　　　　　　役割が同じであればアップデートしていけば良い（そうあるべき）ので、更新の度に別ファイルを作成しているようことがあったら運用を見直しましょう。

そして是非意識して欲しいポイントが、データの"管理"と"アウトプット"の意識です。
「Googleスプレッドシートは、データのアウトプットに使うもの」と考えてみてください。
無駄なくスプレッドシートが運用できるようになると思いますし、結果としてやみくもにファイルを作成することも減るはずです。

一方でデータの管理はどうするか、という疑問が出てきます。



そうです、もちろんkintoneを使います。

「kintone」と「Googleスプレッドシート」の使い分け

それでは、データを"管理する"ことと、"アウトプットする"の２つの切り口で、kintoneとGoogleスプレッドシートの使い分けを考えてみましょう。
まずはこの２つのツールの特徴を比較してみます。

kintoneはデータの管理に向いているので、様々な業務システムに利用されている企業様も多いと思います。そしてアプリに蓄積されるデータを使って集計して指標化していくということになるわけですが、kintoneの集計機能だけでは物足りないことが多くの場面で出てきます。

そこでGoogleスプレッドシートと連携して、高度な集計を実現することになります。
元データの管理をkintoneで行い、随時１つのスプレッドシートを更新するので、いたずらにスプレッドシートのファイル数を増やすことなく、かつ、マスタデータとの整合性も担保される、というのがポイントです。

kintoneからデータをエクスポート、Googleスプレッドシートへインポート

kintoneデータをスプレッドシートに取り込む方法の１つにCSV連携があります。kintoneからCSV出力し、Googleスプレッドシートへインポートします。

この作業は多少手間はかかりますが、作業自体は簡単です。
出力内容を定型化でき、週次または月次ペースの連携頻度であればCSV連携でも大きな業務負担にはならないと思われます。

ただ、インポートした後に元データのkintone側に変更が発生したり、緊急的に連携を行わないといけない事態が発生した場合などは、大きな負担が発生してしまいます。
また、kintoneとスプレッドシートの両データが合っているのかのチェックが大変な作業となるでしょう。

こうなってくると、二重入力しているのさほど変わらなくなってしまいます。

CSV連携では限界が。「Googleスプレッドシート出力プラグイン」で実現！

CSVインポートによる連携も運用可能ではありますが、業務的な負担を考えると無理があると言わざるを得ません。
一方、連携プラグインを利用することで簡単にAPI連携が実現でき、また便利な機能を使うことができるようになります。

Googleスプレッドシート出力プラグインとは

連携時にGoogleアカウントで認証を行い、kintoneアプリに設定している項目データをGoogleスプレッドシートに自動的に出力することができるプラグインです。
また、出力シートのデータは同期状態となっていますので、kintoneでデータを変更すると、Googleスプレッドシート上のデータも同時に変更されます。

> Googleスプレッドシート出力プラグインはこちら <

Googleスプレッドシート出力プラグインの使い方

Googleスプレッドシート出力プラグインは、インストールを行った後にかんたんな設定を行えば利用可能で、以下のステップで利用することができます。

設定のステップ

1. 該当アプリにプラグインをインストール
2. kintone画面上でGoogleアカウントを使って認証を行う
3. プラグイン設定画面で出力したい項目等を選択する
4. kintone一覧画面上の一括登録ボタンを押してGoogleスプレッドシートに出力

＜プラグイン設定画面での、出力項目等の設定＞

GoogleのAPIキー、IDと出力したいシート番号を入力した後、出力するkintone側の項目を選択。
※ここでは、「案件所有部門（以下、部門）」項目でグルーピングし、入力の部門ごとにスプレッドシートが分割作成される設定となっています。

＜kintone画面での操作＞

一覧画面の上の「一括登録」ボタンを押し、Googleスプレッドシートへの出力を行います。
今回は画面黄色枠の「案件所有部門」でグルーピングを行ってみます。営業一部～三部まで３つのデータが存在しているので、シートは自動的に３つ作成されます。
各グループ（＝スプレッドシートの各シート）の同期件数は、ダイアログ画面上で確認することができます。

＜Googleスプレッドシートの出力結果＞

プラグインで指定したスプレッドシートに、kintoneのデータが出力されました！
先程グルーピングを行ったので、「案件所有部門」ごとにシートが３つ作成されています。

APIで連携。kintone - Googleスプレッドシート間の即時同期も可能

kintoneで変更したデータは、Googleスプレッドシートにすぐに反映されます。
リアルタイムに反映がされるため、kintone - Googleスプレッドシート間での情報の世代差が生まれることもありません。

＜データ同期の例＞

数量を2,000→100に変更。（自動計算される小計の金額も変更）　
この変更が保存されたタイミングで、Googleスプレッドシートの数量と小計もリアルタイムに変更されます。

データの管理とアウトプットを大きな業務負担なく実現できる、Googleスプレッドシート連携の完成です。
スプレッドシートのファイルは一括登録の度に再作成して更新されるので、同じ役割のファイルが無数に作成されることもありません！

「kintone」を便利に使って、さらに大きな効果を。

kintoneのデータを抜き出してGoogleスプレッドシート上で集計したい、という要望が、潜在的に多くあるのではないだろうか！？ということで、今回はkintoneとGoogleスプレッドシートの連携について、「Googleスプレッドシート出力プラグイン」を使って解決する方法をご紹介いたしました。
kintoneとGoogleスプレッドシート、それぞれ得意なところ・苦手なところがありますがその苦手な部分を補いつつ、それぞれの得意領域をより際立たせています。

まさにこの両ツールの連携は、連携のお手本と言えるのではないかな、と思っています。
ほかにもkintoneは様々なソリューションと連携がしやすくなっています。今後も色々な連携活用を紹介していきたいと思いますのでその際にはぜひお読みください。


それではまた次回お楽しみに！

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