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自社の給与明細をスムーズに電子化するためのコツ

お役立ち情報(給与明細)

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近年、給与明細の電子化(データ化)を行う会社は増えています。
給与明細を電子化することにより、誤配などによるヒューマンエラーを減らすことができたり、
給与計算時の手間を大幅に改善することができるなどの多くのメリットがあります。

※給与明細電子化のメリットを知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
今さら聞けない「給与明細書の電子化」とは?

しかし、社内のルールを変えるというのは手間がかかりますよね。
給与明細を電子化する際、スムーズな導入に成功するかしないかは、入念な事前準備をしているかどうかがとても重要です。

今回は、スムーズな給与明細の電子化を行うために必要なコツについて、ご紹介していきたいと思います。



給与明細の電子化を、どうしたらスムーズに社内に案内できるか?

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給与明細の電子化は、クラウドツールなどを活用し進めていく必要があります。
導入検討時、まず給与計算担当者サイドで仕様や操作感を内々で確認し、導入にあたって問題がないことを明確にする必要があります。

給与計算担当者サイドでの確認が完了した後、各従業員への事前告知を経て、紙の明細書配付との並行稼働へと進めていくフローが一般的です。

このうち、後半の各従業員への事前告知をいかにスムーズにできるかが、導入時の大きな鍵を握ると言えます。

では、どのようなフローがよいのかを、導入前の一番多い紙での配付方法である「封筒に給与明細を封入し、各従業員に渡しているケース」を例にご紹介していきたいと思います。



まず必要な情報を、既存の給与明細封筒の中にできるだけ同封する

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給与明細電子化に伴い従業員にアナウンスしなければいけない情報としては、主に下記のものが挙げられます。

(A)各人の給与明細ツールへのログイン情報

 Webサービスを利用するにあたって必要な情報です。

(B)操作手順書(従業員ログインガイド※)

 操作に関する問い合わせが従業員側から殺到しないよう、操作手順書は必ず案内しましょう。
 これがスムーズに運用開始できるかどうか鍵を握る部分といえます。

(C)同意書

 電子化にあたっての同意書です。郵送で送っている場合は返信用封筒の同封も検討しましょう。

 なお、同意に関して必ずしも書面で同意を採らなければならない訳ではありません。
 Webサービスのアンケートフォームなどをうまく活用して、同意を収集することも考えられます。



これらをスムーズにアナウンスするためにおすすめするのが、「現在使用している紙の給与明細封筒の中に同封する。」という方法です。
いままで月に一度、必ず各従業員に配付してきた封筒ですので、その配付のタイミングを有効活用することをお奨めします。

そして最後に、今月分の封筒には重要なお知らせが入っていることや、問い合わせ先などの情報も別途告知しておくとよいでしょう。

(※「Focus U 給与明細」では、「従業員ログインガイド」という日本語版と英語版の各PDFファイルをご用意しています。)



支給済みの過去月の明細書も確認できるようにしておく

いよいよ各従業員が自分の明細書をWeb上で確認するにあたって、告知時点の給与明細だけでなく過去月の給与明細書もある程度確認できるようにしておくと、従業員側もよりリアリティをもって実感できるのではないかと思います。

(「Focus U 給与明細」は過去月の明細書もアップロード可能です。)



選択肢として、いきなり全社一斉導入はせず、敢えて徐々に電子化していく方法も

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給与計算担当者様にとっての理想形は、全従業員分の給与明細を一斉に電子化へと置き換えていくことではないでしょうか。

ただ、人数が多かったり拠点が多い会社の場合や、不規則な勤務や直行直帰の勤務形態が多い業種の場合は、なかなか周知するのにも時間がかかります。

この場合は、無理をせずある特定の部署や拠点、勤務形態から段階的に導入するというのも一つの方法です。

紙での配付との並行稼働になるので、最初のうちの手間は発生しますが、先行導入することで一つのモデルが社内に構築されますし、先行導入した従業員からの声なども採り入れることができるといった隠れたメリットもあります。

実際に「Focus U 給与明細」を現在ご利用中の企業様の中にも、ミニマムからスタートして徐々に利用人数を増やしていかれたケースも多々ございます。



Focus U 給与明細を使って、給与明細書の電子化をはじめましょう!

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キャップクラウド株式会社では「給与明細書は紙からクラウドの時代へ」をテーマに「Focus U 給与明細」を提供しています。
各給与計算ソフトに応じた、専用エディションをご用意しており、連携性もスムーズです。

自社の「給与明細書発行業務を効率化したい」とお考えの方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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