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今さら聞けない「給与明細書の電子化」とは? 

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給与明細書を手渡しすることへの給与担当者側の負担

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給与明細は、勤怠や給与支給の内訳、控除の内訳、差引支給額などの数値を記載し、従業員本人へ配付する書面です。
内容的に他の従業員への誤配はタブーなことから、給与担当者にとって給与明細書の配付業務はとても気を遣う業務であると言えます。

紙の給与明細書を渡す手段としては、本人への直接の手渡しや、郵送などが代表的ですが、
いずれの手段も、支給日に給与明細書が従業員の手元に届くよう、給与担当者は毎月スケジュールを逆算して作業に臨む必要があります。

特に支給日が土日祝にぶつかる月は、前倒し支給の会社が多いため、よりタイトなスケジュールの中での対応が求められます。

そのうえで、誤配(封入ミス含む)や配付遅延、本人が何らかの理由で受け取っていない、といったケースが発生しないよう的確な作業が求められます。

給与担当者はこうした「気を遣う業務=目に見えないプレッシャー」を抱えながら毎月の対応をおこなっていることでしょう。

給与明細書は電子化する時代に

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このように、給与担当者が毎月気を遣って印刷・配付していた給与明細ですが、最近では、給与明細を紙ではなく電子化(データ化)する会社も増加してきました。

クラウド型の給与明細サービスなどを活用して給与明細を電子化することによって、PCやスマートフォン上から自分の給与明細を確認できるようになります。

これにより従業員は、過去のデータも含めていつでも・どこでも手軽に給与明細をチェックすることができるなどのメリットがあります。

給与明細書を電子化する管理者側の5つのメリット

給与明細書を電子化するにあたっての手段はいろいろとありますが、昨今クラウドサービスを利用して低価格でスタートする中小企業が多くなっています。
ここでは、給与明細書を電子化することで、管理者側はどういったメリットを受けることができるかをご紹介します。

【その1】誤配などのヒューマンエラーを減らすことができる

手作業の場合、毎月の繰り返しの作業であっても、給与担当者のその時の体調や心理状況、業務負担によって誤差がでる可能性が捨てきれません。
もちろん給与担当者が複数人いて、毎月タブルチェックを経て運用しているのであれば、お互いにミスを見つけることもできると思いますが、多くの中小企業が1人で他の業務と兼任で給与計算業務を担っているケースが多く、なかなか第三者目線でのチェックも入りにくい状況下で対応されているのが現状です。

そこで給与明細書を電子化することで、毎月所定の手順で給与データのアップロードを実行するだけで作業が完了するため、紙による手渡しや封入後の郵送に比べヒューマンエラーを減らすことができます。

【その2】事前にデータの処理を完了させることができる

給与計算は給与の締日に基づいて支給額が確定します。
そのため、給与計算ソフトで各従業員の数値が確定したタイミングで、給与明細書に必要なデータを出力のうえ、システムにアップロードさせることができます。

システムの多くが、従業員がいつからその給与明細書が確認できるようにするかといった公開日の設定機能を備えているので、給与担当者はあらかじめ確定したデータのアップロード処理を完了させることができます。

【その3】確実に支給日に給与明細書のスタンバイが完了できる

たとえ支給日当日に従業員が不在でも、外出中でも、離れた場所で業務している場合でも、必ず従業員本人が給与明細書を確認することができるようになります。

これにより、「支給日から何日も経って、やっと明細書を受け取る」というようなことはなくなり、支給日に確実に給与明細書を配付(配信)できます。

【その4】紛失時の再発行への対応が不要になる

毎月の発行業務だけでもかなりの時間と労力がかかるにも関わらず、それに加えて再発行・再印刷が発生すると、時間的コストも倍増してしまいます。

給与明細を電子化することにより、従業員自身が過去の給与明細書もいつでもチェックできるようになるので、給与担当者は紛失による再発行や再印刷対応などの手間から解放されます。

【その5】後任への引継ぎが容易

紙による手渡しや封入して郵送する処理フローでは、必ず給与担当者の手から配付・郵送する必要があるため、業務が属人化してしまうという問題があります。

給与明細を電子化することで、給与明細の配付業務を属人化せず、かつ作業を短縮できることから、その分後任への引継ぎも楽になります。

Focus U 給与明細を使って、給与明細書の電子化をはじめましょう!

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キャップクラウド株式会社では「給与明細書は紙からクラウドの時代へ」をテーマに「Focus U 給与明細」を提供しています。
各給与計算ソフトに応じた、専用エディションをご用意しており、連携性もスムーズです。

自社の「給与明細書発行業務を効率化したい」とお考えの方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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