kintone×LINEで、汎用性の高い予約受付管理システムを構築

認定NPO法人はままつ子育てネットワークぴっぴ様は、静岡県浜松市を拠点に子育て中の親と地域のつなぎ役となり、子育てしやすいまちづくり事業を行っているNPO団体です。

浜松市が実施する子育て相談『親子すこやか相談』の申し込みから予約管理の仕組みには、ぴっぴ様と当社がLINE×kintoneで開発構築した「予約サービスMaica」が導入されおり、運用をご支援しています。導入の経緯と今後の展望について、ご担当の村松様にお聞きしました。

導入前に抱えていた悩み

当団体は、浜松市から業務委託をうけ行政情報と民間情報を合わせて発信する官民融合サイト「浜松市子育て情報サイトぴっぴ」の運営を行っています。

新型コロナウィルスの感染拡大により中止になっていた浜松市が実施する子育て相談『親子すこやか相談』が予約制で再開されることになり、Webサイトでの周知と、子育て世代が予約をしやすい方法について相談をうけたのが始まりです。

利用者になじみのあるぴっぴサイトを事業案内と予約の入り口として、行政窓口が時間外となる夜間や休日にも予約が出来るようにLINEでの申込受付を提案させていただきました。

導入のきっかけと活用方法

基幹部分にkintoneを利用し、柔軟に組み換え応用ができる予約システムが構築できないかと、kintoneパートナーであるキャップクラウド様に相談させていただいたのが、「予約サービスMaica」の誕生のきっかけです。

浜松市様の案件向けカスタマイズに関しては、利用者が子育て中の親で大多数がスマートフォンでの利用となることを想定し、感覚的に利用できる分かりやすい誘導と画面設計を考えました。行政システム独特の制約やセキュリティ面と、利便性をどう両立させていくかをキャップクラウドの担当者、市の担当者を交えて何度も話し合いを行いました。

kintone ベースで構築された「予約サービスMaica」のシステムは、将来的に発展応用が出来るように汎用性の高い作りとなっています。
カスタマイズ部分を運用者にて調整できる部分が多く、当初は相談の予約でスタートしましたが、現在は、健診および講座の予約にも追加導入されています。

導入の効果・便利な機能

電話予約だと行政窓口が開いている平日の昼間しか受付ができませんでしたが、LINEやWebサイトから夜間や休日の予約が可能になった点は、就業中の人や、子どもが寝てからゆっくり登録したいという人などに大変好評です。

子育て中の親20代～30代のLINEの利用率は高く、予約の埋まり具合が確認でき、予約状況の確認・キャンセルが時間曜日を問わず自身で出来る点、利便性向上とともに、市の職員の業務負担を減らすことにもつながっていると聞いています。

LINEアカウントへ予約前日にリマインダーを送ることで、うっかり忘れ、無断キャンセルの防止にもつながる便利な機能です。

今後の活用方法

「予約サービスMaica」は、システム導入後も改善・最適化しながら継続的なサポートを行い、定着・活用されるよう運用支援を行うサービスです。今回浜松市様には、予約受付システムの提供のほか、LINE公式アカウントの友達登録者に対する定期的なメッセージ配信をオプションサービスとして提供しています。

当団体は、子育て世代に寄り添ったユーザー志向のアプローチを得意としていますので、他の自治体様や、保育園や幼稚園などにも導入活用いただければと思っています。

予約サービスMaica https://maica-reserve.jp/