【機能紹介】「Focus U 給与明細・タイムレコーダー」メッセージ機能（ファイル添付機能）の活用方法紹介

こんにちは！
Focus U サポートチームです。

今回は、「Focus U 給与明細・タイムレコーダー」の
「メッセージ機能（ファイル添付機能）の活用方法」をご紹介いたします。

また、その他にもお役立ち情報を発信しておりますので、是非ご覧ください。
【操作方法紹介】「Focus U 給与明細・タイムレコーダー」従業員パスワードの再発行方法
【機能紹介】「Focus U 給与明細」ユーザー管理者権限について
【機能紹介】「Focus U タイムレコーダー」ユーザー管理者権限・権限グループマスタについて

メッセージ機能とは

メッセージ機能とは、「Focus U 給与明細・タイムレコーダー」の機能で、
Focus Uを利用している従業員に対して、タイトル最大50文字、本文最大300文字で
メッセージを送ることができる機能です。

メッセージ機能については、下記のブログ記事にて利用するメリットや
利用方法について記載しておりますので、是非ご覧ください。
【機能紹介】「Focus U 給与明細・タイムレコーダー」メッセージ機能について

ファイル添付機能について

2023年10月にメッセージ機能へ、ファイル添付機能を追加しました。
ファイル添付機能の追加によって、メッセージに合わせて、任意のファイルを送ることが可能です。

「ファイル添付機能」によるメリット

・文章以外の案内も可能になる
ファイル添付機能によって、文章だけではなく、画像ファイルやPDFファイルなどで
多種多様な案内を従業員に対して送ることができます。

・様々な社員に資料などを配付しやすくなる
本機能では、「Focus U 給与明細」・「Focus U タイムレコーダー」のサービスを
利用しているすべての社員に対して、メッセージと合わせてファイルを添付し、送信することが可能です。

PCやスマートフォンから、いつでもログインをしてメッセージや添付ファイルを確認することができるため、
外勤が多い社員にも、時間やタイミングを気にせずに資料等を配付することが可能です。
また、メッセージを送信するにあたって、各個人のメールアドレスの登録は不要のため、
メールアドレスを持っていない社員に対しても、資料等を送信することが可能です。

ファイル添付機能の利用例

ファイル添付機能を利用して、以下のように活用していただけます。

1.全社員に対して、社内報や全社案内を送信する。
　ファイル添付機能では、全体に共通の内容でファイルを送信する場合、一括で複数名に送信できます。

　例：社内報、社内制度改定通知など

2.一部の部署などに案内書を送信する。
　「1.全社員に対して、社内報や全社案内を送信する。」と同様に、共通の内容のファイルを送付する場合には、
　一括で複数名に送信することができます。
　また、メッセージ送信時には、送信対象者を選択できるため、一部の部署など限定して、
　一括送信することが可能です。

　例：一部部署が利用している施設の点検案内、新入社員の研修案内など

3.個人宛のお知らせや、明細等の資料を送信する。
　個人宛のお知らせや、明細等についても、メッセージの送信対象者を選択することで、
　送信することが可能です。
　※個人ごとに内容が異なるファイルを送信する場合には、送信対象者や添付ファイルの選択ミスが無いようご注意ください。

　例：年金等の改定案内、個人宛の明細など

このように様々なシーンで、ファイルを添付して送信することができる機能となります。
送信ミス等に十分ご注意いただいた上で、ご利用ください。

ファイル添付機能の利用方法

メッセージを送信する場合、管理画面の「新規作成」をクリックします。


「新規作成」画面にて、
「タイトル」、「本文」、「リアクション」を設定します。
※リアクションの設定は、必須ではありません。


次に、「ファイル」欄の「ファイルを選択」にて送信したいファイルを選択します。
※ファイルの選択時には、誤りが無いよう十分にご注意ください。


ファイル添付後には、下記画像のように添付されているファイルの名称が表示されます。


最後に、「送信対象者」を選択し、「下書き」または「送信」をクリックし、送信完了です。
※「送信対象者」の選択時には、誤りが無いよう十分にご注意ください。


送信が完了すると、従業員側のポータルサイトの「受信メッセージ」にメッセージが届き、
該当のメッセージから添付したファイルのダウンロード等が可能です。

PC版

スマートフォン版

従業員側のメッセージやファイルの確認については、下記記事にて紹介しております。
【機能紹介】「Focus U 給与明細・タイムレコーダー」メッセージ機能について

「ファイル添付機能」を利用する際の注意点

・添付できるファイルの形式は、PDF、エクセル、ワード、パワーポイント、テキスト、
　JPEG、PNG、GIF形式のみです。

・1メッセージあたりに添付できるファイルは、最大10個で、合計25MBまでです。

・ファイル添付機能を利用する際は、添付するファイルや送信対象者に誤りが無いようご注意ください。

・個人個人で内容の異なるファイルを添付する場合には、
　1メッセージに対し、1つのファイル添付かつ1人の送信対象者のみを選択した状態で送信をしてください。

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以上となります。
いかがだったでしょうか。
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