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テレワーク対応だけじゃない、クラウド型タイムレコーダーの導入メリット

2021年04月22日

お役立ち情報（タイムレコーダー）

働き方改革関連法案の施行や新型コロナウイルス対策の影響を受けて、テレワークの普及が進んでいます。
それに伴って出退勤管理の仕組みをクラウド化する企業も増えています。

一方でテレワークの実施が難しい業種などにおいては、これまで通り出勤簿やエクセル、機械型タイムレコーダーで出退勤管理を行っているといった方も多いのではないでしょうか。

そこで今回、「テレワークを実施する予定はないもののこれまで通りの出退勤管理方法でよいのか」とお悩みの方に向けて、テレワークを実施しない場合にも受けられる出退勤管理のクラウド化によるメリットをご紹介いたします。

クラウド型タイムレコーダーとは、インターネット接続が可能な環境で打刻を行い、クラウド上で出退勤管理を行うシステムを指します。
一般的な機械型のタイムレコーダーや紙の出勤簿、エクセルでの出退勤管理と比べ、勤怠管理にまつわる業務を効率化することができます。

クラウド型タイムレコーダーを導入することで、打刻データを連携させて、給与計算ソフトに取り込むことができます。
出勤簿やタイムカードの記録を手集計、給与計算のために手入力を行うといった毎月の作業を短縮することができます。

また、エクセルで出退勤管理を行う際に、ファイルのメンテナンス問題が発生します。
「いざ設定を変えたい、エラーが出てしまった数値を直したい。」
こんなときいつも詳しい人がそばにいるとも限りません。

クラウドサービスを使えば、サポート窓口への問い合わせで解決できます。
これにより詳しい人がいないと事が進まないといった業務の属人化を回避することができます。

機械式のタイムレコーダーを利用する場合、各拠点ごとに設置する費用だけではなく、稼働後のメンテナンス、タイムカードの補充といったコストが発生しています。

普段あまり意識していなくとも、様々な手間やコストが発生していませんか？

出退勤管理をクラウド化することで、出退勤管理に掛かっている費用をひとまとめにし、コストを抑えることができます。
またクラウド型タイムレコーダーでは、自社サーバーの設置が不要であるため、初期費用を抑えて運用開始できるといった特長をもっています。

タイムカードや出勤簿といった労働時間の記録に関する書類には、 3年間の保存が義務付けられています。
従業員が多い場合や、入れ替わりの激しい職場では膨大な量の記録を保管する必要が発生してしまいます。

クラウド型タイムレコーダーではクラウド上に打刻データが残り、必要に応じてPDFファイルをダウンロードしデータとして保存しておくことができます。
保管に必要な物理的スペースを確保する手間や紛失リスクをなくすことができます。

クラウド型タイムレコーダーを利用することで、誰が今月どのくらい働いているのかといった情報をリアルタイムに確認することができます。Web上で各従業員の月の労働時間・日数を把握することができるため、労働時間管理にも活用できます。

また出退勤の記録がリアルタイムにシステムに反映されるため、働く場所が異なる従業員の勤務状況を確認することもできるようになります。

一部の従業員のみテレワークを実施するといった、複数の働き方が混在するケースでも、クラウド型タイムレコーダーであれば共通の方法で出退勤の記録をとることができます。

働き方に関わらず共通の記録方法を利用できるため、働く場所ごとに記録方法が異なり給与計算に用いるデータが煩雑化してしまうといった事態を防ぐことができます。

「テレワーク対応のための勤怠管理のクラウド化」という印象が昨今強まっていますが、元来テレワークの有無に関わらずクラウド型タイムレコーダーを導入する企業が多くなっています。

出退勤管理をクラウド化することによるメリットは、テレワークの実施時はもちろん、必ずオフィスに出社するといった働き方でも受けることができます。
ぜひこの機会にクラウド型タイムレコーダーの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

キャップクラウド株式会社では「リアルタイムの勤怠管理を実現」をテーマに「Focus U タイムレコーダー」を提供しています。

打刻方法も複数の方法をご用意しており、人やその日の出勤形態によって使い分けることも可能です。
もちろん打刻した時刻や集計結果を、各種勤怠給与計算ソフトに連携させることも可能です。

自社の「打刻処理から勤怠管理の業務を効率化したい」とお考えの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

業務上必要な情報を、一番必要なタイミングで、それを必要としている人のもとに届けるクラウドサービスです。「タイムレコーダー」「給与明細」「顧客管理」「販売管理」に続き、続々サービス計画中です。