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今さら聞けない「クラウド型のタイムレコーダー」とは？クラウド化による3つの効果
そもそも、"タイムレコーダー"とは？
タイムレコーダーと聞くと、皆さんはどんなイメージを連想するでしょうか？
「通用口に時計の機械が置いてあって、出退勤時にその機械上部の差込口に自分のタイムカードの用紙を入れて、その日の打刻する。」
まだまだこうしたイメージを抱く方も多いと思います。
タイムカードの用紙は、前半と後半で表裏が分かれているタイプが主流です。
よく裏で差し込むべき初日に、ついつい表側のままで差し込んでしまい、エラー表示になった経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
ではそもそもなぜ、このような手続きが必要なのでしょうか？
これは、正確な給与計算を行うための根拠となる証が必要だからです。
具体的にはいつ出社していつ退社して、はたまたいつ休憩をとったかなどの情報になります。
企業の担当者はこれらの打刻情報を基に勤怠の集計を行い、その人の給与額を算出することになります。
機械式のタイムレコーダーを使う上での悩み
機械式のタイムレコーダーは、一般的にそれほど安い代物ではありません。
そのため、拠点や店舗数が多い事業所の場合、必要数分のタイムレコーダーを設置するだけでもかなりのコストがかかります。
さらに、稼働後のメンテナンスの問題や、短冊形のタイムカードを人数分、それも毎月用意する継続的なコストも発生します。
もっというと、本部で集約して給与計算を行うケースの場合、打刻された各人のタイムカードを、各拠点から収集する手間も発生します。更にスタッフの入れ替えが多い事業所は、常に新しい人用のタイムカードを手配する必要も出てきます。
先述のとおり、正確な給与計算を行うための根拠となる証は必要です。
しかし、その方法としてここまでの手間とコストをかける必要があるかどうかが悩みどころといえます。
違う視点では「ちょっと数分遅れそうだから、俺のも押しておいて・・・。」といった、代理打刻も再現できてしまうのも悩みの種ではあります。
クラウド化のメリットと、導入により見込まれる３つの効果
(1) 打刻を行う端末の問題が解消できる
市販のPCやタブレットを打刻機として使うことができます。
また、スマートフォンを使って打刻する方法も用意されていますので、機械式に比べコストは圧倒的に低くなります。
(2) 用紙の問題が解消できる
打刻したデータは、リアルタイムでクラウドサーバー上に反映され履歴が蓄積されていきます。
誰でも打刻の状況を追うことができるので、"ようやくタイムカードを本部が収集したら打刻モレが多く、本人や責任者に確認を取ろう→なかなかつかまらない→給与計算のタイムリミットが迫る・・・"
こんなシーンが回避できます。
(3) タイムカードの保管場所を考える必要がなくなる
紙って結構な場所を取ります。
これもクラウドサービスを使えば、データ上に履歴がストックされているので、必要に応じてPDF形式やcsv形式に出力するだけで対応できます。そのため、物理的なスペースを事前に確保しておく必要性がなくなります。
検討のポイント
給与担当者や責任者が必要な機能が備わっているかどうかといった管理者目線で検討することも重要ですが、そもそも日々の打刻処理を行うのは従業員やスタッフの方々であるという点も見過ごすことはできません。
その従業員やスタッフが「使いづらい・・・」と感じてしまうと、処理自体がストレスになり、忘刻が頻発するなどして、挙句の果てには正確な打刻情報を収集できず、正確な給与計算を行うための根拠という目的を達成することが難しくなってしまいます。
そういった意味では、検討において処理をする方々が違和感を抱かず、毎日処理を実行できるツールであるかどうかを重要視することも大切です。
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