弥生販売と連携し、顧客管理の統合と営業売上管理を同時に実現

株式会社フォレスト・ワン様は、矯正歯科・歯科材料の輸入、製造、販売を手掛ける企業で、全国に拠点を持ち、医療従事者への高品質な製品提供を行っています。
このたび、営業活動の効率化と販売データの一元管理を目指し、「Focus U 顧客管理」を導入いただき、「販売管理ソフト連携オプション」により、ご利用中の「弥生販売」とのシームレスなデータ連携を実現しています。
外出先でも販売データの閲覧が可能となるなど、業務効率が大幅に向上されているとのこと、今回は伊藤様に「Focus U 顧客管理」のご活用方法についてお伺いしました。

弥生販売の売上データをすばやく共有するためExcelから脱却

(1) 導入までの経緯や課題となっていた点などを教えてください。

当社では、これまで弥生販売のみで顧客データや売上データを管理し、営業の売上管理は別途Excelで週1回更新・共有していました。
しかし、Excel集計の方法では営業部が頻繁に売上を確認する要望に応えるのが難しく、顧客からの注文状況の問い合わせにも即時対応が困難でした。
また、営業部に弥生販売の閲覧専用アカウントを発行するにはコスト面での課題もありました。
こうした課題を解決するため、kintoneを使って貴社のシステムを導入することで、販売管理情報の一元化と業務効率化を目指しました。

導入のきっかけと活用方法

(2) 導入のきっかけや決定理由、また導入段階で苦労された点があれば教えてください。

当社では、弥生販売のデータをスムーズに連携できるシステムを探していましたが、対応可能なシステムが限られていました。
その中で、貴社のシステムはkintoneとの併用が可能であり、柔軟なカスタマイズ性も評価し導入を決定しました。
導入に際しては、操作性や権限設定の調整、現行業務フローとの整合性を図るため、使用機能の制限や更新頻度の最適化を慎重に検討する必要がありましたが、スムーズに運用できる環境を整えることができました。
見込顧客と既存顧客を一元管理するため、kintoneで総合的顧客管理アプリを作成していますが、見込顧客は直接アプリに登録し、既存顧客のデータは「弥生販売」からkintone「Focus U 顧客管理」に取り込まれ、さらに総合的顧客管理アプリと連携される仕組みを構築しています。
これにより、営業部門はリアルタイムに案件情報や顧客情報を確認できる環境が整い、業務のスピードと精度が向上しました。

システム構成の概念

お客様のサーバーにインストールした連携プログラム「Focus U Port for 弥生販売」を使用し、1時間ごとに「弥生販売」から「kintone（Focus U 顧客管理）」へ台帳や伝票データを同期します。

CRM・SFAも含めた顧客情報の統合で顧客満足度を向上

(3) 現在のシステム活用方法を教えてください。（誰が、いつ、どのように、どれくらいの頻度で使っているか、など）

システム導入により、営業担当者は外出先からでもスマートフォンを使って売上や顧客情報を簡単に確認できるようになりました。
従来は社内に戻らなければ確認できなかった情報もすぐに把握できるため、迅速な対応が可能になりました。
特に、ひとつのアプリに見込顧客情報、既存顧客情報、案件情報、売上情報を紐づけることで検索性が向上し、お客様フォローアップが効率的になりました。
現在、営業部では継続的に毎日システムを活用しております。
弥生販売の情報から必要な項目だけをピックアップし、画面上部に表示することで、スマートフォンでも見やすい画面を実現。不要なデータを非表示にすることで、より直感的に操作できるように工夫しています。
kintoneの標準機能を活かしながら、自社の業務に合わせたカスタマイズが可能な点も、非常に便利だと感じています。

(4) システムを導入したことにより解決された課題や効果を教えてください。また便利な機能や使いやすい点などあれば教えてください。

貴社のシステムを導入したことで、営業部が内勤者に確認することなく、顧客からの注文状況の問い合わせに即座に対応できるようになりました。
これにより、対応スピードが向上し、顧客満足度の向上にも貢献。
また、CRM・SFA・日報・売上情報などバラバラに管理されていた顧客情報を一元化。必要な情報をすぐに確認できるため、業務の効率が大幅に向上しました。

今後さらに顧客データを活用したい

(5) 今後考えているシステム活用の展望や拡張したい機能についてお聞かせください。

貴社のシステムを導入したことで、顧客データの管理がスムーズになり、業務の効率化を実現しました。
今後は、さらに顧客データを集約し、MA（マーケティングオートメーション）やメルマガ配信にも活用できる仕組みを整えたいと考えています。
統合したデータをBIツールと連携させることで、より高度な顧客分析を行い、マーケティング戦略の精度を向上させることを目指しています。