株式会社建築資料研究社/日建学院様

今回は、株式会社建築資料研究社/日建学院 総務部部長 青木泰則氏と、総務部 木村英子氏にお話を伺いました。
関連会社も含めた9社分の給与明細書発行業務が、導入前後でどのように変化したかを中心にお聞きしています。

≪使用給与計算ソフト:弥生給与≫

Focus U 給与明細 導入の経緯

ずっと何かよいサービスはないかと上司と情報収集はしていたが

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このサービス導入前の状況をお聞かせください

<木村氏>
弊社は本社と支店と関連会社があり、もともと支店は結構高価な給与明細書を配信するサービスを導入していました。

一方の本社と関連会社は毎月紙の明細のままでしたので、ずっと何かよいサービスはないかと上司と情報収集はしていました。しかし、コストが高いなどの理由でなかなかよいサービスに巡り合わずにいたんです。

総務部の担当役員はシステム開発会社の代表でもあるので、一時期自社でシステムを開発する話も浮上していたのですが、具体的なアクションには至らずに、従来通りのやり方をずっと続けていました。

配付できる準備が整うまでに丸1日はかかっていました

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このサービスの導入前はどんな問題や課題がありましたか?

<木村氏>
以前はアルバイトなどを含め500人ほどいたので、まず給与計算と計算後の上司とのチェックに約1週間はかかっていました。それから明細書の印刷処理に入ります。

当時ドットプリンタを使っていて、それが電話の音が聞こえないくらいに結構音がうるさくて…。全員分の印刷に1時間くらいはかかっていましたので、社員からは冗談半分に「朝の早い時間か、夜にやってくれないか!」と言われた時もありました。

また急いでいるときに限って、プリンタが止まったり、接続がうまくいかずシステムの人にチェックしてもらったり…。こうしたトラブルで余計な時間がとられるときも多かったです。

印刷が終わってもここからミシン目で切って、明細を折って、封筒へ封入し、部署ごとに振分けて、輪ゴムでまとめる作業等々が続きます。

部署異動も多かったのでモレがない様に二重三重のチェックも行うようになってからは、更に時間がかかるようになっていました。

実際の配付は所属長が行う作業でしたが、結局、配付できる準備が整うまでに丸1日はかかっていましたね。

おかげで手が腱鞘炎になってしまうときもありました。

支給日に在社していない人への配付や確認も大変でした

その他に具体的にお困りだったことはありましたか?

<木村氏>
給与支給日に明細書を渡すタイミングで、社内に社員がいるとは限らないので、いない人への配付も大変でした。
明細書を確かに印刷して発行したはずなのに、なぜか本人の手元にわたっていないとか。
上司が机の引出しに入れたことを社員本人に伝え忘れていた、ということもありました。

支給日を過ぎても、こうした問い合わせがあれば、都度確認などへの対応が必要だったので、毎月中旬から支給日直後までは休みを取ることすらできなかったですね。

PCがあまり得意ではないので最初はちょっと緊張しましたが、全く問題ありませんでした

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どのようにしてこのサービスをお知りになったのでしょうか?

<木村氏>
総務部の担当役員より導入できそうなサービスがあるとの話があり、先行して役員自身のシステム開発会社でテスト導入後に、当社でも導入することになりました。
私はPCがあまり得意ではないですし、ミスがあったら怖いので最初はちょっと緊張しましたが、マニュアル通りに操作していったところ、全く問題なくスタートすることができました。

Focus U 給与明細で得た成果

本社と関連会社も含め9社分の処理が、チェックを含め1時間程度で完了できています

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導入後、問題なく利用されていますか?

<木村氏>
今では、本社と関連会社も含め9社分の給与データアップロードと、個人メモの入力やチェックを含め1時間程度で完了できています。

1日がかりで対応していた頃に比べると、明細書の印刷から先の作業がなくなったので、圧倒的な時間短縮ですね。
ドットプリンタの音もしなくなったので、社内がすごく静かになりました(笑)。

導入当初は、社員からの個別の問い合わせ対応もありましたが、今ではサービス自体が社内に浸透してきているので、たまにログインパスワードについての問い合わせがある程度です。

自宅でいつでも確認が出来て、紙の明細と違って印字が薄くなることもない

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<青木氏>
所属長の立場からすると、明細書を配る必要がなくなったことと、事前確認をする必要がなくなったことが大きいと思います。
あと、自分の明細書を見る側の立場からすると、自宅でもいつでも確認が出来て、必要に応じPDFファイルでダウンロードもできること。
紙の明細だと時の経過と共にだんだんと印字が薄くなって見えづらくなったりしますが、PDFファイルに保存しておけばそうした心配がないのがとてもいいですね。

あとこれは余談ですが、明細書の配付がなくなったので、最近は支給日当日に「今日が給料日だ」ということを忘れている社員も中にはいるようです(笑)。

このサービスへのご要望

<木村氏>
本社の給与明細は明細項目が多いため、出来たらもう少し明細書フォーマットに表示できる項目数を増やしてほしいことと、個人メモ機能の部分でしょうか。
例えば保険料の改定があったときに個人メモを使って通知しているのですが、同じ等級の人には同じ内容が一括で反映できるような機能があると、より時間短縮になると思っています。

最後に

<青木氏>
会社としても社内業務の効率化は非常に重要視しています。
こうしたシステムを使うことで、今までかかっていた時間や労力が減り、その分他の作業へ向けることができるので、大きな効果があったと思っています。

あとはいつでも明細書が確認できるというのは大きいですね。
やはり紙の明細だと溜まっていく一方ですし、いつ紛失するか分かりませんから。

<木村氏>
社員からは、今月から社会保険料がどれくらい上がったのかを確認したいときに、画面上で前月と当月をクリックすればすぐに確認できるので、金額比較がしやすくなったという声がありました。
確かに前月との比較はしやすくなりましたね。

取材当日、青木様、木村様には長時間に渡りインタビューにお答えいただきました。
木村様からの「私のようにパソコンが弱い人でも、簡単に導入出来ます!」というお言葉がとても印象に残っています。
また、青木様にはインタビュー終了後も、各拠点の紹介や写真撮影のスポットをご案内いただき、大変感謝しております。
この度はお忙しい中、取材のご協力有難うございました。

会社紹介

株式会社建築資料研究社/日建学院

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http://www.ksknet.co.jp/nikken/

(以下HPより)
<所在地>  東京都豊島区池袋2-50-1
<設 立>  2009年10月(平成21年)
<創 立>  1969年8月(昭和44年)
<代表者>  代表取締役社長 馬場 栄一
<従業員数> 1,300名(グループ企業含む)
<支店数>  全国48支店(直営110校)
<経営理念>

日建学院および専門学校教育により、次期業界を背負って立つ人材の育成をはかる。
専門資料およびコンピュータの業界への普及により、業界の合理化をはかる。
厳しい経済環境に対応できる建設産業界の支援・育成をはかる。