株式会社BestCreation様

今回は、株式会社BestCreation 管理部 人事総務課 藤本 高志氏にお話を伺いました。子会社、関連会社も含め10 社を超える給与明細書発行業務が導入前後でどのように変化したかを中心にお聞きしました。

≪使用給与計算ソフト:弥生給与≫

Focus U 給与明細 導入の経緯

明細書を専用用紙と PDF ファイルに出力していたので、都度書式を切り替えるのが手間だった

このサービス導入前の状況をお聞かせください

当社は店舗が複数あるため、明細書を送り先毎に分けてから発送する必要がありました。
それに加えて店舗間での人の異動が多かったので、明細書を送ったらすでに別の店舗に異動していたといったこともあって、結構対応が面倒で。
明細書を送ったのに「明細書が届いていない!」といった問い合わせもありましたね。
もともと締日支給日も複数パターンあるので、こうした対応が発生する月は大変でした。

その他にも、プリンターの紙詰まりや、印字ズレへの対応とか…。
あと、明細書は専用用紙へ出力するだけでなく、PDF ファイルへの出力も行っていたので、都度書式を切り替えるのが手間でしたね。
再び専用用紙に出力するときに、前回PDF 出力の時に変更したA4 単票の書式を、元の専用用紙の書式に戻し忘れて、黒い罫線が専用用紙上に出力されてしまう、といったミスもよくありました。

検討にあたり HPの作り込みがちゃんと出来ているところを採用しました

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どのようにしてこのサービスをお知りになりましたか?

元々Web 明細は利用したいと思っていました。
検討にあたり、Web 明細をやっている会社をGoogle で検索し、各社のHP を見比べて、HP の作り込みがちゃんと出来ているところを採用しました。
Web 明細という比較的新しい分野のサービスなのに、SEO 対策がしっかりしていなかったり、HP 自体の作りがガタガタだったりするところは、なんとなく信用できなかったですね。

「The 簡単です」というところが非常に良かった

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その他導入にあたり、何か決め手はありましたか?

他社さんは「こんな凄いシステムを使っていて、こんな凄いことができて、こんな複雑なことまでWeb 化できてしまう技術って、凄いでしょ!」という見せ方のところが多かったんです。
そんな中、御社のサービスは「The 簡単です」というところが非常に良かったですね!
結局手数が多いと、その分ミスをする確率も増える訳で。
他社の体験版も触りましたが、結構面倒だった記憶があります。
その点、手数で言ったら御社のサービスが一番少なかったです。

当初はWeb明細の導入を嫌がる声もありましたが

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導入当初はスムーズにいきましたか?

中にはPC に弱い人もいたので、当初はWeb 明細の導入を嫌がる声も多少はありました。
でも、本社の人達がPC 好きなことは皆が知っていたので、導入のハードルは高くなかったです(笑)。

これはちょっと独自の運用方法の話にはなりますが、人によってはシステムで自動生成されるランダムなパスワードが難しい文字列になってしまうことがあるので、あらかじめ本人のわかりやすい文字列に変更してから案内するようにしています。
こうすることでログインがうまくいかない、といった問い合わせを減らしています。

Focus U 給与明細で得た成果

スケジュール的に余裕が生まれ、給与計算に充分な時間をかけられるようになりました

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導入後の具体的な効果はありましたか?

以前は100 名ちょっとの給与計算から、明細書の発送準備を整えるまでに2 時間ほどかかっていましたね。
期日に間に合いそうにないと残業して終わらせていました。
それが今は、明細書の用紙をプリンターにセットする作業から先がすべてカットできるので、子会社・関連会社の領域毎にデータをアップロードすることを考慮しても、数分で完了できています。
スケジュール的に余裕が生まれ、その分給与計算に充分な時間をかけられるようになりました。

このサービスへのご要望

これはあくまで理想ですが、当社のように子会社・関連会社毎に複数領域を使っていると、毎回アップロード前に領域毎にログインをし直す必要があるので、それが1 回の操作で処理できるようになるとベストですね!

最後に

Web 明細の導入により、業務が効率化しただけでなく、社内からは、過去の明細書を確認したいときにすぐにチェックできるところが便利!という声が多いとのことでした。
また、今回掲載した内容以外にも、会社でタブレットを全員に支給している話や、Web明細以外でも様々な業務でクラウド化を実現している話をお聞きできました。
多忙なスケジュールの合間を割いて、取材に対応頂いた藤本様。
また快く写真撮影に応じていただいたスタッフの皆様。
ご協力ありがとうございました。

会社紹介

株式会社BestCreation

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http://be-c.jp/

<所在地>東京都豊島区渋谷区恵比寿西2-2-6
     恵比寿ファイブビル504
(以下HPより)

事業内容
管理部門業務(経理、総務、人事)の請負、代行
WEB ページの作成、運営、DTP、管理業務
モデルマネージメント業務
ネイルサロン経営