株式会社アキナイ様

今回は、株式会社アキナイ 経営企画本部次長 兼 人事部次長 渡辺 浩一様にお話を伺いました。
少数精鋭で対応している本社スタッフにとり、煩雑だった各店舗への給与明細書配付を行っていた頃と比べ、どれくらい作業効率が上がったかを中心にお聞きしました。

≪使用給与計算ソフト:弥生給与⇒MJS≫

Focus U 給与明細 導入の経緯

各店舗に配りに行っていたんです。
今考えれば、だいぶアナログなやり方を採っていました

サービス導入前の問題や課題をお聞かせください

<渡辺氏>
業種的に弊社は社員の数よりも、アルバイトの数が圧倒的に多く、一方で本社は少人数のスタッフで対応していましたので、給与明細の発行業務は煩雑かつ膨大になりつつありました。
具体的には、1枚1枚ソフトから給与明細書を出力して、折って窓付封筒に封入し、各店舗に配りに行っていたんです。
当時は店舗数も今より少なかったということもありましたが、今考えれば、だいぶアナログなやり方を採っていました。

しかし、店舗に手間をかけて渡しにいっても、結局のところ本人に渡されずそのまま滞ってしまっていることや、「渡した」「受け取っていない」というやりとりが発生することがありました。
一方で郵送に変更しようにも、コストとのバランスがあって…。
そもそも毎月手間と人件費をかけているのに、こうした状況は良くないし、なんとか改善すべきという話が社内で挙がっていました。

給与計算は引き続き社内で行う方向となり、
同じタイミングで給与明細書のクラウドサービスがあるという話を聞き

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どのようにしてこのサービスをお知りになりましたか?

<渡辺氏>
当時の担当が最初、給与計算のアウトソース先を探している中で、御社を知ったのがきっかけです。
いろいろな会社に見積依頼をしていたそうなのですが、まずまずの金額で…。
こうした検討を行っているときに、給与計算の経験がある社員が中途入社したこともあり、給与計算自体は引き続き社内で行う方向になりました。

更に、同じタイミングで御社で給与明細書のクラウドサービスがあるという話を聞き、当時の担当者も含めサービスに興味があったことから、導入をすすめることになりました。

店舗の数、スタッフの数も増やしていく過程で、
社内で抱えていた課題を解決できるサービスでした

サービスを利用するにあたっての決め手はなんでしたか?

<渡辺氏>
導入当時、社内の判断材料として大きかった部分はやはりコスト面だったと思います。
それと、弊社にとって使いやすかったという点、今後店舗の数、スタッフの数も増やしていく過程で、社内で抱えていた課題を解決できるサービスであった点ですね。

実は私、前職ではある店舗の店長を行っていまして、他の店舗との差別化する意味もあって、手書きの直筆メッセージを給与明細書につけて毎月スタッフに渡していたんです。

それもあってか個人的には最初、給与明細書の電子化には無機質なイメージがありました。
でも、社内の幹部の人たちから「手渡しでうまくいけばいいが、今やメッセージを書くどころか、そもそもの明細がちゃんと渡せてもいない。」という意見を聞きまして(笑)

今となってはもう給与明細書を電子化したことへの違和感はないですね。

Focus U 給与明細で得た成果

アルバイトの割合は全体の約8割を占め、
入退職者も毎月発生しますが、特に問題なく対応できています

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サービス導入後の効果はいかがですか?

<渡辺氏>
本社の作業工数は大幅に下がりました。
給与計算から給与明細書を確認できる状態になるまで、一連の作業を私1人で対応しています。
このうちこのサービスの処理に関しては、自社の給与システムからのファイル書きだしから、アップロード、コメントの入力、そして新しいスタッフへのログイン情報の案内などを含めても、約1時間程度で完了しています。

弊社は社員・アルバイト含め現在約500人いまして、そのうちアルバイトの割合は約8割を占めます。
毎月数十人のアルバイトの入退職者が発生しますが、特に問題なく対応できています。

中には奥様とログイン情報を共有し、
給料日にすぐにチェックできるようにしている人もいるようです

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皆さん問題なく利用されていますか?

<渡辺氏>一部社員は自分のPCで確認している人もいますが、多くのスタッフがスマートフォンでチェックしていますね。
中には奥様とログイン情報を共有し、給料日にすぐにチェックできるようにしている人もいるようです。
給料日に銀行に行って通帳記帳したとき、振込金額の根拠をその場ですぐスマートフォンから確認して、納得できるというのは大きいと思います。

また、ログインパスワードを失念してしまったスタッフへの再発行は、本来店舗の責任者経由でやりとりするフローで対応していますが、私が他の用事で店舗に赴いたタイミングに、直接本人から再発行の求めがあったときは、本人のLINEに情報を送ったりすることもあります。
このあたりは柔軟に対応しています。

最後に

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実は、株式会社アキナイ様の本社は弊社拠点の目と鼻の先。
導入当初はよく弊社にご来社いただいての仕様説明等、サポートさせていただいたユーザー様で、様々な社内システムやフローの見直しの一環として、給与明細書の電子化も実現されています。
当時に比べ店舗数、スタッフの数も増えていることから、今では給与明細書を電子化したことで大変助かっていらっしゃる様子が伺えました。

渡辺様いわく、前任者から引き継いだ際、特に弊社サービスに関する引き継ぎは受けなかったそうですが、触ってみたら操作が簡単だったので、特に迷うことなく使うことができました!と仰っていただきました。

ちょうど支給日前のご多忙なスケジュールの合間に、取材にご対応頂きました渡辺様。
また写真撮影にご協力いただきました本社スタッフの皆々様。
ご協力ありがとうございました。

会社紹介

株式会社アキナイ

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http://www.aki-nai.com/

<所在地>
〒150-0002 東京都渋谷区渋谷2-10-6
山田青山ビル5F

(以下HPより)
・事業内容
飲食店経営
飲食店に関わる企画、開発、運営、プロデュース業務

・「商いの心」
お客様目線を大切にすること
スタッフと分かち合うこと
努力し続けること
そして、飾らない心
これら商売に大切なことを忘れない為の社名
それが「アキナイ」

・企業理念ヴィジョン
「究極の個店の集合体としてオンリーワン企業を目指す」
私たちはお客様から必要としてくれるアキナイにしかできないお店を作ります。
私たちはかかわる全ての人を笑顔にするためにチャレンジし続けます。

・レストランビジョン
「大人の食堂づくり」
RESTAURANTS FOR ADULTS
大衆的だけど、経験を積んだ料理、ホスピタリティ溢れるサービスを提供し、日常の中のワンランク上の価値が楽しめるお店