自社の特殊なフローを一元管理!データ処理に関するコストを3割削減!

株式会社トクチョー様は、経営戦略立案、企業防衛対策、トラブル解決などにおける調査サービスを提供されている、総合調査会社様です。独自の販売管理フローをFocus Uを使って一元管理されております。今回はその活用方法を、管理部の宮﨑様にお伺いしました。

Focus U 販売管理 導入の経緯

複雑な歩合計算をシステム化しきれていなかった。

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弊社では、1案件において調査員や営業社員の歩合率を計算しており、通常の見積〜請求フローとは異なる特殊な運用が必要となります。
また弊社サービスは多岐にわたり、ご提供するサービスの組み合わせやご提供タイミングによって歩合の計算が異なる場合もあり、これらのフローは販売管理・顧客管理のパッケージ製品で対応することはできず、カスタマイズを施したシステムで対応するしかありませんでした。

以前もカスタマイズしたシステムを導入していたのですが、インストール型のためOSのバージョンアップデートについていけなかったり、歩合率が変わるたびに設定を細かく変更して歩合計算をしなければならず、大きな業務負荷が発生していました。

Focus U を知ったきっかけと導入した理由

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もともとキャップクラウドさんとは、経費精算システム導入についての話をしていたのですが、その中で「kintoneをベースにした業務システムの開発ができる」ということを教えていただきました。
弊社では当時から営業管理にkintoneを活用していたこともあり、営業データと連携した販売管理が可能になるのではと考え、Focus Uの導入を検討しました。
検討の中で、大手ベンダーさんなど他社にも声がけをしたのですが、カスタマイズ開発はコストも大きく、足踏みしていました。

そんな中キャップクラウドさんは「中小企業向けのシステム」として、必要最低限かつ実用的なシステムを、現実的なコストでご提案していただきました。アジャイル型の開発手法で、一緒にシステムを作り上げていくというのが、コストを抑えられた一つの要因ではないかと思っています。また、最初の段階でこちらから入力と出力イメージをお伝えしたところ、お見積の段階でシステムのゴールを提示してくれたので、我々としてもゴールに近づきやすかったです。

"コスト"と"システムのゴールの共有"という点から判断し、Focus U の導入を決定しました。

Focus U 販売管理で得た成果

営業管理と連携し、見積〜請求までのフローを一元管理

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現在は、Focus Uを使って、案件に対する調査員のアサインから、売上データの管理、請求データの管理、入金管理などを行っています。以前から導入していたkintoneの営業管理と連携し、顧客情報や商品情報、案件情報をkintone上で一元管理しています。

私たち管理部が情報処理や請求管理を行い、調査部が受注案件の管理をしているのですが、以前のシステムだと入力画面や確認画面が部署ごとに分かれていたりして、情報の齟齬が発生してしまうなどの問題がありました。

また弊社は全国各地に支社があり、以前は支社ごとにログインする必要があったため情報共有の難しさや運用が煩雑になってしまう部分がありました。
しかしFocus U はkintoneベースのクラウドシステムのため、管理画面が一元化され、これらの情報整理に大変役立っています。

データ処理に関する時間的コストを3割削減することに成功!

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以前から手間のかかっていた調査員・営業社員の歩合率の計算業務は、Focus U を利用することで大きく改善しました。

以前使用していたシステムとは異なり、Focus U のマスタの設定だけで簡単に歩合率が反映され、受注案件に適した歩合計算が自動的に実行されるようになったので、時間的コストの大幅な削減につながっています。

また、営業成績を集計する際も、以前はExcelなどを使って集計を行っていたところを、kintoneでのクロス集計・グラフ出力機能を活用して、時間をかけずに・見やすい集計結果を出すことができています。

今まではExcelで社内報告していた受注金額報告も、今ではkintone集計レポートのリンクを送るだけで完結しています。

Focus Uを導入してから、社内のデータ処理に関する時間的コストを3割削減することに成功しました。

自社フローに沿って使えるため、生産性向上に貢献

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kintoneベースのクラウドシステムであるFocus Uでは、登録情報がリアルタイムで反映されるため、営業成績の確認など、以前は数日経たないと確認ができなかったような情報もすぐに確認ができるようになり、評価がしやすくなりました。

Focus Uをベースとして、自社の使いやすい形にカスタマイズしていただいたことによって、結果的に生産性向上に大きく役立っていると思います。
弊社では今後こういったシステム化の取り組みを推進していこうと考えているのですが、Focus Uを使用することにより、情報確認等において場所を縛られることがなくなるため、急遽のテレワーク等にも対応ができるだろうと考えています。

今後もFocus Uを活用し、自社の生産性向上に役立てたいと思います。

会社紹介

株式会社トクチョー

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https://www.tokucho.co.jp/

<所在地>
〒101-0062 東京都千代田区神田駿河台3-2-1
新御茶ノ水アーバントリニティビル6F

<代表者>
代表取締役社長 荒川 一枝

<事業内容>
総合調査業