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「タイムレコーダー」をリリースする理由(2)-クラウドは仕事を分散させる

その他(タイムレコーダー)

給与計算担当者は、例外無く月のうちの何日かは疲れています。
給与計算業務には締め日と支給日があり、遅れることは許されないからです。
締めから支払いが10日あればまだいい方で、中には5日間しかないという会社もあります。
その5日間に土日祝祭日などが入ってしまえば、給与計算担当者は大変な忙しさです。

給与計算業務のうち、いったいどんな業務に一番時間と神経を使うでしょうか?
それは、「勤怠管理」です。
「勤怠管理」が何を指すか、会社によって差はありますが、要は一ヶ月間に何時間働いたかを確定させ、その内訳(遅刻は?早退は?残業時間は?)を確定させる業務です。
これさえ決まってしまえば、あとは給与計算ソフトに数値を放り込むだけで自動的に給与計算が行われます。いわゆる「給与計算」は、ソフトさえ整備されていれば実はそれほど手間の掛かる業務ではありません。

ITでのシステム化が進んでいない典型的な(そして実は最も多い)のは以下のようなケースです。

・出退勤打刻は紙のタイムカードを使っている。
・打刻の妥当性のチェックは、月一回、締め日後に所属部署の上長によって行われる。
・拠点が複数ある場合は、締め日で締め切られたタイムカードが、各拠点から本社に郵送またはファックスで送られてくる。(タイムカードの打刻は薄いことが多いので、ファックスはさらに薄くて読めない!)
・紙への打刻と手書きで修正された時刻を見て、給与計算担当者は、Excelなどの表計算ソフトに打ち直す。
・出勤日数、実働時間、残業時間、遅刻早退時間などを計算する(Excelで自動化されている場合もあり)。
・給与計算ソフトに入力する。

打刻ではなく、「Excelを使っている」「ICカードでピッとやっている」などバリエーションはあると思いますが、ここで注目したいのは、
「担当者の処理が月1回に集中する」ということです。
業務が集中するのは、担当者にとっても経営者にとっても決して喜ばしいことではありません。

○担当者のデメリット
・締め切りに対するプレッシャー
・業務が数日にかたより、その間は残業が多くなる(場合によっては深夜まで?)

○経営者のデメリット
・もし担当者が休んだり、退職してしまったら業務が止まる

上記のケースのような会社は、多くの場合その現状を経営者が把握できておらず、担当者の責任感だけでかろうじて業務が回っている、というのが実情です。
この状態を一刻も早く打開するのは、経営者にとっては社員に対する義務でもあり、経営に対してのリスクヘッジでもあります。
一方、担当者にとってはプレッシャーの大きい業務から解放されることになり、安定して業務に当たることが出来るようになります。

「Focus U タイムレコーダー」は、打刻された情報をリアルタイムでクラウド上にあるサーバに送ります。これはいつでもどこにいても見られるので、上記のケースのように、打刻の状況を確認できるのが1ヶ月に1回だけ、ということが無くなります。

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「打刻情報の確定」という、リアルタイムで処理したい情報に特化し、それをクラウドサービスという形態でご提供することで、初期費用も無く、また月額費用も低額(1ヶ月50円/ID~)でのご提供を可能にしました。

「打刻集計に忙殺されている!」という担当者様、または、
「最近どうも担当者の残業が多い」と感じている経営者様に是非ご検討いただきたいと思います。

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業務上必要な情報を、一番必要なタイミングで、それを必要としている人のもとに届けるクラウドサービスです。「タイムレコーダー」「給与明細」「顧客管理」「販売管理」に続き、続々サービス計画中です。

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